哈尔滨会议服务公司为您介绍会议服务流程及标准

一、会议前准备

1.了解会议需求

与会议组织者沟通，明确会议的主题、时间、地点、参会人数、会议议程等基本信息。

询问特殊要求，如音响设备、投影设备、茶歇需求、会议资料准备等。

2.场地布置

清洁会议室，确保地面、桌椅、窗户等干净整洁。

根据参会人数摆放桌椅，确保布局合理、舒适。一般采用课桌式、剧院式、U型等不同的摆放方式。

检查照明设备，确保灯光亮度适中，无损坏。

调试音响设备，包括麦克风、音箱等，确保音质清晰，无杂音。

准备投影设备，连接好电脑，调试投影画面，确保清晰、无变形。

3.会议资料准备

根据会议要求，准备会议所需的资料，如议程表、发言稿、宣传资料等。

打印并装订好资料，放置在每位参会人员的座位上。

4.茶歇准备

如果会议安排有茶歇，提前准备好咖啡、茶、水果、点心等食品和饮料。

摆放好茶歇区域，确保食品和饮料的摆放整齐、美观。

5.人员安排

确定会议服务人员，包括接待人员、设备操作人员、茶歇服务人员等。

对服务人员进行培训，明确各自的职责和服务标准。

二、会议期间服务

1.接待服务

在会议开始前半小时，接待人员在会议室门口迎接参会人员，引导他们签到并就座。

为参会人员提供必要的帮助，如解答疑问、指引卫生间等。

2.设备操作服务

设备操作人员在会议期间全程监控音响、投影等设备的运行情况，确保设备正常工作。

根据会议进程，及时调整设备参数，如音量大小、投影画面切换等。

3.茶歇服务

在茶歇时间，茶歇服务人员及时为参会人员提供食品和饮料。

保持茶歇区域的整洁，及时清理垃圾。

4.会议记录服务

如果需要，安排专人进行会议记录，记录会议的主要内容、决议等。

三、会议结束后服务

1.清理场地

会议结束后，服务人员及时清理会议室，包括桌椅归位、清理垃圾、关闭设备等。

检查是否有参会人员遗留的物品，如有及时联系失主。

2.会议资料整理

整理会议资料，如发言稿、会议记录等，按照要求进行归档或交给会议组织者。

3.客户反馈

向会议组织者征求对会议服务的意见和建议，以便改进服务质量。

总之，会议服务需要严格按照流程和标准进行，确保会议的顺利进行和参会人员的满意度。